PDCA: O Que É E Como Usar O Ciclo PDCA Na Gestão Do Seu Negócio Online

“O PDCA é uma ferramenta poderosa para negócios. Ele faz com que os processos se desenvolvam com mais simplicidade e eficiência. O termo vem do Inglês PLAN – DO – CHECK – ACT (ou ADJUST), sendo um processo de gestão efetivo por ter somente quatro passos para controle e melhoria contínua. “

Hoje você vai descobrir tudo sobre o CICLO PDCA.

A metodologia PDCA é usada por diversas empresas, até pequena empresas de marketing e novos negócios que estão surgindo tem se beneficiado com o método.

O mesmo se aplica a negócios online, que é o assunto principal abordado aqui.

Nós usamos aqui na empresa, e tenho certeza que vai te ajudar com seus objetivos.

Preparado para potencializar os seus resultados?

Meu nome é Alex Vargas e sou Especialista em Marketing e Negócios, sou criador do Treinamento Fórmula Negócio Online, que tem revolucionado a vida de milhares de pessoas.

Atualmente somos mais de 100 mil alunos!

O Fórmula Negócio Online é um treinamento passo a passo, do zero, focado em fazer você ter o seu negócio online altamente lucrativo.

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PDCA: Como Usar Para Alcançar Mais Resultados

O que é PDCA?
Qual é a diferença entre PDCA e PDSA?
Como Aplicar o PDSA em Novos Negócios Online
Quando surgiu o PDCA?
Quando usar o PDCA?
Por que existe o ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA serve para qualquer Negócio? Incluindo Negócios Online?
Como usar o PDCA no Marketing Digital?
A metodologia 5w2h
Quais são os erros que prejudicam o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA não deu certo, e agora?
O que ainda preciso saber sobre o ciclo PDCA?
Quais são as melhores ferramentas para o ciclo PDCA?
Infográfico: Ciclo PDCA Passo a Passo

O Que É PDCA?

O PDCA é uma metodologia utilizada para aperfeiçoar os processos e as soluções de problemas nas empresas.

Ou seja: serve como guia para resolver gargalos que não são facilmente visualizados tanto pelos gestores como pelos seus analistas.

É importante deixar claro que esse problema não precisa ser inédito na empresa. Existem algumas situações em que todas as pessoas já tentaram resolver mas não encontraram a solução correta.

Nesses casos, o PDCA também pode ajudar.

A missão de quem aplica o método é potencializar e deixar mais claro as atividades da empresa, através da identificação de problemas, de suas causas e possíveis soluções.

Um das características mais importantes desse método é que ele é dinâmico.

Mesmo que o processo se repita várias vezes, cada aplicação gera um resultado diferente.

Dessa forma, os resultados se completam e a cada diagnóstico o método é melhorado para garantir mais sucesso nos processos.

É a grande mágica da melhoria contínua, que é com certeza o meu principal motivo de sucesso.

Benefícios Do PDCA

identificação de falhas;
torna os processos mais simples;
mede os dados de forma mais completa;
pode ser usado para solução de problemas e na implementação de ideias;
pode ser utilizado em todos os níveis da organização, desde a direção até a operação.
não é necessário investimentos;
existem diversas ferramentas que ajudam na execução do PDCA;
aumenta a produtividade;
fornece diferencial competitivo para a empresa.

Percebeu os benefícios do ciclo PDCA para a sua estratégia de marketing?

Espero que você esteja gostando do artigo!

Vamos continuar?

Qual É A Diferença Entre PDCA E PDSA?

A maioria das pessoas confundem o ciclo PDCA com o método PDSA.

Eles têm nomenclaturas muito parecidas e o mesmo objetivo.

No entanto, são construídos por etapas diferentes.

O PDCA Segue A Seguinte Lógica:

Plan (planejar);
Do (fazer);
Check (checar);
Act / Adjust (Agis/Ajustar).

Já O PDSA Tem Este Processo:

Plan (planejar);
Do (fazer);
Study (estudar);
Action (agir).

O principal ponto de diferença é que o PDSA estuda os processos e os resultados ou invés de apenas checar, como PDCA.

Interessante dizer, que quando você começa a criar o seu negócio online, ambos vão te ajudar e algumas vezes você terá que começar pelo estágio “Estudar”.

Como Aplicar O PDSA Em Novos Negócios Online?

Se você me acompanha mais tempo, sabe que estou sempre falando sobre como começar um negócio na internet.

A melhor forma de aplicar o PDSA e o PDCA em um novo negócio online é seguindo desta forma:

Study (estudar);
Plan (Planejar);
Do (Fazer);
Check (Verificar);

Podemos chamar de PDSA modificado, ficando somente “SPDC”, onde inicialmente estuda, para entender o que fazer, planeja as ações, coloca em práticas as ações e depois verifica os resultados.

Essa é exatamente a metodologia de aplicação do Treinamento Fórmula Negócio Online, onde você aprende um conhecimento que te leva ao planejamento e a ação.

Conhecimento por si só, não muda sua vida. O que muda é quando você usa o conhecimento que você aprendeu.

Após a fase de estudo, é possível aplicar o PDCA tradicional.

Claro, que sempre precisamos estudar para evoluir, por isso as variantes do Método (PDSA e SPDC) vão te ajudar também.

Quando Surgiu O PDCA?

Esse método surgiu em 1637 com Descartes.

Na década de 20, Walter Andrew Shewhart desenvolveu o conceito estatístico de processos.

Porém, foi somente na década de 50 que o metodologia foi classificada em etapas por William Edwards Deming.

Posteriormente ele foi denominado como o pai da qualidade total.

A história continuou em 1970 quando Ishikawa criou ferramentas gerenciais para o PDCA.

Logo depois, em 1973, o professor Falconi e outros colegas de profissão implementaram o método no Brasil.

Uma curiosidade interessante é que o ciclo PDCA ficou mais famoso após a Segunda Guerra Mundial em virtude das palestras de Deming no Japão.

Os executivos japoneses implementaram o método em sua produção, garantindo excelentes resultados.

A empresa japonesa Toyota é um dos melhores exemplos.

Baseando-se no método PDCA, ela criou um sistema de gestão de produção eficiente, conhecido como STP – System Toyota Production.

A novidade teve resultados surpreendentes e se tornou conhecida no mundo todo.

Quando Usar O PDCA?

Imagine que você está desenvolvendo uma estratégia de marketing para o seu negócio online, ou para um cliente seu.

Neste nosso exemplo, suponha que a estratégia de vendas usará o Marketing de Conteúdo, através da criação de um blog.

Aqui, o blog é o “produto” e o processo de desenvolvimento do blog envolve as atividades, para que possa cumprir o propósito de atrair potenciais clientes interessados por um assunto ou produto.

Se há um número baixo de de visitas no blog, por exemplo, você tem um problema a resolver, caso contrário, você ou seus clientes não ficarão satisfeitos com os resultados.

Dessa forma, é possível aplicar o PDCA para entender a raiz do problema e agir com proatividade, a fim de tornar o trabalho melhor, aumentando os acessos ao blog e consequentemente as vendas.

Por Que Existe O Ciclo PDCA?

O PDCA é uma metodologia de uso contínuo para que as empresas e negócios alcancem os resultados desejados.

Por isso, é fundamental seguir um processo para medir os impactos da cada ação nos projetos desenvolvidos por você ou pela sua empresa (ou negócio online).

A análise dos dados é essencial para identificar os principais erros na execução dos planos ou repetir os melhores processos para ter grandes resultados.

O PDCA É Composto Por 4 Etapas.

planejamento;
execução;
controle;
ação.

O ciclo PDCA deve ser desenvolvido por um profissional que goste de números e saiba tomar decisões baseadas em dados.

Foi-se o tempo em que o marketing digital trabalhava com suposições.

Agora é fundamental interpretar cada resultado com eficiência para que a sua equipa saiba como agir com qualidade.

É isso que ensino no Módulo 15 do Fórmula Negócio Online, como mensurar um negócio online.

O Ciclo PDCA Serve Para Qualquer Negócio? Incluindo Negócios Online?

Sim, o PDCA é um método que pode beneficiar todos os negócios, inclusive negócios online.

Aqui na empresa nós usamos a melhor contínua para gerir os projetos e a administração como um todo.

Então, se você está começando um negócio online o PDCA vai te ajudar.

Inclusive se você optar por modelos de negócio online, como por exemplo:

eCommerce;
Dropshiping;
Marketing de Afiliados.

Aqui no Blog sempre falamos sobre como ganhar dinheiro na Internet, e sempre digo que para ter sucesso online é preciso pensar como um empreendedor.

O empreendedor digital sempre busca as melhores estratégias para o seu próprio negócio.

E o PDCA é com certeza uma excelente estratégia para o sucesso no empreendedorismo digital.

Como Usar O PDCA No Marketing Digital?

O ciclo do PDCA deve ser seguido à risca, ou seja, sem pular nenhuma etapa.

Inclusive se você usar, as versões modificadas que eu expliquei anteriormente.

A ansiedade e a pressão por resultados não pode atrapalhar o desenvolvimento de nenhuma fase.

A partir de agora vamos conhecer cada uma.

O ideal é aproveitar a oportunidade e já montar o seu ciclo para identificar os impactos da metodologia.

Vamos lá?

Planejamento

A ordem do ciclo PDCA começa pelo planejamento.

Nesta parte deve-se levantar e analisar as informações para definir objetivos e metas.

Caso você esteja enfrentando a situação do problema que apresentamos acima, o ideal é estabelecer junto com o seu cliente quais serão as próximas metas.

A escolha de metas não é um processo fácil. Porém, para ajudá-lo, ela deve seguir algumas características para que você consiga os resultados desejados.

O primeiro item importante de uma meta é que ela precisa ser bastante desafiadora, que exige novos conhecimentos e sejam superiores a complexidade dos desafios anteriores.

Outra característica é a viabilidade. As metas não podem ser surreais, ou seja, precisam ser estabelecidas para que você consiga conquistá-las.

Além disso, elas devem ser sustentáveis, isto é: os resultados possam permanecer por um longo período.

Por fim, as metas devem ser mensuráveis e fáceis de ser calculadas.

Um dos fundadores da administração moderna, Peter Drucker, já dizia. “Você não controla e nem melhora aquilo que não pode medir.

É importante desenvolver um plano que resolva os problemas que estão prejudicando o sucesso da estratégia para depois levar em consideração os objetivos de acordo com o ciclo, a escolha do caminho que precisa ser percorridos e a definição dos processos que serão usados para alcançar a meta.

Neste momento deve-se escolher a equipe que fará parte de cada fase, incluindo os seus líderes.

Algumas perguntas podem ajudar a desenvolver um planejamento eficiente

Quais são os problemas que eu estou enfrentando?
Quais são os processos que estão ligados a esse problema?
Quais informações e dados podem ajudar a solucionar o problema?
Existem ferramentas de controle que auxiliam na execução do problema?
Qual é o processo atual e qual será o novo processo?
Em quanto tempo consigo atingir a meta?

Para que tudo saia conforme planejado, recomendamos que você siga 4 etapas para garantir o seu sucesso.

Etapas Do Planejamento

A etapa do planejamento é dividido em quatro etapas: o próprio planejamento, observação do problema, análise e plano de ação.

Planejamento: a primeira fase se refere a definição do problema e reconhece o papel dele para a execução das atividades. Pergunta-se: o que está ocorrendo de errado com o meu cliente? Busque o histórico, analise as perdas e determine uma data para que o problema seja solucionado. Para ajudá-lo, use relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas conhecidas como o Brainstorming;
Observação do problema: uma análise mais criteriosa deve ser feita neste momento. Demore o tempo que for necessário para conhecer a fundo todos os gargalos. Geralmente, a Análise de Pareto é usada para apoio. Ela permite aos envolvidos estimular o orçamento necessário para resolver o problema bem como a meta que deverá ser atingida com a solução.
Análise: a melhor pergunta para essa etapa é: por que o cliente não está alcançando os resultados desejados? Neste momento as causas são descobertas. A partir daí deve-se colocá-las em ordem de importância e definir aquelas que são mais prováveis. Teste essas hipóteses com os dados coletados e retire os mais improváveis para fazer a melhor seleção de causas do problema.
Plano de ação: a última etapa do planejamento é o período mais indicado para criar ações com o intuito de resolver os problemas.

Aqui, as ferramentas 5w2h ou Plano de Ação são as mais usadas, pois indica o que precisa ser realizado, quem será a pessoa responsável e quando cada tarefa será concluída.

A Metodologia 5w2h

Ela é proveniente do inglês: why, what, when, who, where, how e how much. Em português isso nada mais é do que o porquê, o quê, quando, quem, onde, como e quanto.

Para ficar mais fácil, entenda cada um deles.

Porquê: a causa está associada a ação que será tomada.
O que: a lista de ações que serão executadas.
Quando: o prazo que a ação será desenvolvida. Essa data deve ser alinhada com o responsável pela tarefa para que ele não atrase a demanda.
Quem: a pessoa que executará a ação. É importante lembrar que deve ser apenas um responsável, não um setor e nem um departamento da sua empresa.
Onde: o setor em que a tarefa será desenvolvida.
Como: os processos para que a ação seja executada com eficiência.
Quanto: o investimento necessário para a ação, que nem sempre é calculável.

O mais indicado é reunir um time bastante engajado, que esteja disposto a mudar os resultados do seu cliente.

Se você é o único responsável pela demanda, não desanime.

Mantenha o foco, pois é possível mudar a realidade da relação entre a sua empresa e o seu parceiro.

Execução

É uma das etapas mais legais do Ciclo PDCA, pois você coloca em prática tudo aquilo que planejou nas fases anteriores.

Porém, ao mesmo tempo é uma das etapas mais importantes e deve ser acompanhada de perto para que todas as tarefas sejam executadas conforme foi planejado.

Um bom praticante do ciclo PDCA deve anotar e destacar os positivos e negativos, o que facilita o aprendizado durante a execução do processo.

Ação

A última etapa é o momento de reflexão, isto é: como será divulgado os resultados? Qual foi o aprendizado adquirido?

O que fazer caso os problemas apareçam novamente? Para ajudar nessas respostas precisamos dividir a fase da ação em duas etapas.

A primeira delas é a padronização.

Nela definimos um processo com base naquilo que deu certo no Plano de ação, impedindo que o problema atrapalhe o desenvolvimento das atividades novamente.

Essa padronização deverá ser produzida por meio de criação ou revisão de documentos que descrevam os processos.

É importante avisar qualquer alteração no processo para todos os setores da sua empresa.

A padronização só terá um bom resultado quando todos estiveram apto a desenvolvê-la, o que demanda treinamentos e educação de todos os envolvidos.

O problema do blog (que usamos como exemplo antes) é a falta de visitas, que pode ter ser causa pela falta da execução do SEO.

E a ação deve ser direcionada para corrigir isso.

Após a ação é hora de fazer a conclusão.

Aqui, faça uma análise completa com todos os resultados.

Use e abuse de gráficos, fotos e outras ferramentas conhecidas no mercado como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação.

Por fim, documento tudo que deu certo e o que deu errado.

Identifique o que pode melhorar no processo, registre o aprendizado e pense nos próximos planos para o futuro.

Existem algumas perguntas que ajudam a verificar o resultado da ação.

a tarefa foi executada de acordo com as especificações?
você está satisfeito com o tempo gasto e o retorno financeiro?
O que deu de errado? Quais os empecilhos foram superados?
quais são os fatores que poderiam potencializar o processo?

Agora, volte todo o ciclo e faça um novo teste.

Assim, você poderá alcançar resultados ainda melhores.

Quais São Os Erros Que Prejudicam O Ciclo PDCA?

O sucesso do ciclo PDCA depende de vários fatores.

Portanto, todo cuidado é pouco para que você alcance os resultados desejados.

Sendo assim, é fundamental ficar atento aos erros em que não se deve cometer durante a execução dos planos.

Não Pule Etapas

As etapas do ciclo PDCA tem a mesma importância, ou seja, para que todas tragam algum tipo de retorno você não pode pular nenhuma etapa.

A disciplina é muito importante para que tudo saia como combinado.

Não Definir Processos

Um dos grandes erros dos profissionais de marketing é não definir métodos para atingir os objetivos traçados em seu planejamento.

Então, estipule as etapas necessárias para alcançar o resultado desejado.

Corrija As Falhas

O lado positivo do ciclo PDCA é que ele te deixa livre para experimentar várias ações sem medo de errar.

No entanto, quando for fazer a análise, faça as correções das falhas.

Dessa forma, o processo conquistará o seu êxito com mais facilidade.

O responsável pelo PDCA deve ser uma pessoa com bastante determinação, uma vez que ele não pode ser interrompido, pois o seu andamento promove mais qualidade e eficiência.

O Ciclo PDCA Não Deu Certo, E Agora?

A gente sabe que o ciclo PDCA é bastante eficiente, porém, em alguns momentos ele pode não dá certo.

No entanto não precisa se desesperar. Nesses casos basta revisar o planejamento (volte à etapa 3) e elabore um relatório de três gerações.

O relatório tem essa denominação porque aborda situações do passado, do presente e do futuro, ou seja: o que foi planejado, resultados e pontos de melhoria e ações corretivas.

O relatório de três gerações é fundamental na análise do PDCA porque agrupa em poucas palavras os gargalos dentro de um setor ou até de uma empresa.

Neste documento deve conter informações acerca das ações planejadas naquele período, a localização do problema, sua causa e ações corretivas.

O relatório é mais simples do que parece. Pensando nisso vamos descrever os detalhes que você precisa preencher.

Ações planejadas: quais foram as demandas planejadas para o mês anterior? Aqui, deve-se escrever o status da tarefa e alguma observação que julgar importante.
Localização do problema: neste ponto vamos descobrir onde o desvio está localizado. O resultado ruim nas visitas, por exemplo, foi causa da mudança do algoritmo do Google ou de problemas internos da empresa?
Causa: listamos as causas que foram identificadas na análise do processo.
Ações corretivas: a ação que será tomada para cada causa. Deve citar o responsável e o período para cada ação.

Agora ficou mais claro? Então inicie o processo novamente.

Atenção: Pode parecer algo muito complexo ou técnico, mas não é.

Se você está começando agora, pode usar um caderno para planejar e anotar as ações que precisam ser feitas.

Não precisa seguir tudo a risca, o meu objetivo com este artigo é fazer com que você possa

O Que Ainda Preciso Saber Sobre O Ciclo PDCA?

É importante deixar claro que o ciclo PDCA deve ser documentado para que nenhuma informação se perca pelo caminho.

Além disso é preciso que as pessoas responsáveis pelo sucesso do seu projeto na empresa entenda a importância de cada tarefa executada e, sobretudo, envolva mais pessoas para ajudá-los no processo.

O ciclo PDCA é uma metodologia que pode ter riscos durante a sua execução. Portanto, deve acompanhar de perto os impactos que cada tarefa trouxe para o seu projeto. Caso contrário as falhas terão mais consequências negativas do que o previsto.

O que não pode acontecer é a procrastinação durante o desenvolvimento do ciclo, pois as datas não são estabelecidas somente para colocar pressão, mas também para que o projeto não fique parado durante muito tempo. Isso é muito comum nas empresas.

Atualmente, as empresas acumulam diversas tarefas e os seus funcionários não consegue executá-las dentro do prazo. Dessa forma dá uma leve impressão que foi o ciclo PDCA que não teve resultado. Sendo assim, fique atento aos prazos, combinado?

Quais São As Melhores Ferramentas Para O Ciclo PDCA?

Existem diversas ferramentas que auxiliam a execução do ciclo PDCA.

Além da técnica 5w2h e do Gráfico de Pareto que já mencionamos acima, há outras que deixam o processo ainda mais tranquilo.

Fluxograma;
Cartas de controle;
Diagrama de Ishikawa;
Folha de verificação;
Histograma;
Gráfico de dispersão.

Em um primeiro momento você deve se assustar com esses nomes, mas assim como o 5w2h, as ferramentas são bastante práticas de usar e tornam o processo ainda mais fácil.